Tips para escribir informes de trabajo en inglés

En el mundo profesional, existe la necesidad constante de escribir informes de trabajo y si te encuentras en una empresa internacional o trabajas fuera del país, seguramente te tocará escribirlos en inglés. Esto puede ser difícil no sólo porque debes expresarte en un idioma que no es tu primera lengua, sino también, debes escribir un texto coherente y conciso.

Un informe de trabajo es un documento escrito que provee contenido relevante para la compañía a la que trabajas, por ejemplo información sobre la eficiencia con la que se lleva a cabo algún proyecto o sobre procedimientos necesarios para llevar cabo alguna tarea. Esto con el objetivo de que la información sea fácilmente accesible para tu jefe u otros miembros de tu equipo de trabajo al que este dirigida la información.

Para que escribas informes de trabajo en inglés sin dificultades, te presentamos algunos tips:

No incluyas tu opinión personal

Un buen reporte de negocios describe una situación actual o pasada de una manera objetiva, es decir, reporta hechos, no una opinión. Algunas veces puede que debas dar tu opinión o recomendación, en ese caso, debes hacerlo en una sola sección. Recuerda, que los informes de trabajo no son ensayos, sino que se tratan de situaciones objetivas que debes presentar claramente.

Realiza un esquema

Para no salirte del tema, expresa tus ideas de manera concisa y evita repeticiones innecesarias, realiza un esquema antes de comenzar a escribir. Si no tienes el tiempo de realizar un borrador, intenta enfocarte en las ideas principales que deseas incluir.

Escribe el contenido directamente en inglés

Luego de que tienes establecidas tus ideas, puedes comenzar a escribir el informe. Esto es importante que lo hagas en inglés para evitar tener errores, como los “false friends”, intentando traducir cada palabra o frase literalmente del español al inglés. Además, esto hace que el texto no suene natural y algunas veces es difícil comprender.

Utiliza un lenguaje formal

Como probablemente las personas que lean este informe sean tus jefes, debes utilizar un tono formal. Esto lo puedes hacer de dos maneras:

Usando el “Passive Voice”. La voz pasiva te permitirá mantener un tono impersonal y por lo tanto, formal. Esta estructura gramatical se centra en la acción como tal, en vez de la persona que la realiza. Por ejemplo:

Active: The managers need to make changes in their management style. (Los gerentes deben hacer cambios en su manera de dirigir).

Passive:  Changes in management style need to be made. (Se deben hacer cambios en la manera de dirigir).

Utiliza sustantivos compuestos. Estos te ayudarán a lograr ese tono formal, además de mantener el texto claro y preciso. Por ejemplo:

Customer service manager (en vez de decir “manager responsible for the services provided to customers”).

Customer satisfaction (en lugar de “the satisfaction which customers feel”).

Complaints procedure (en vez de “procedure for dealing with complaints”).

Utiliza vocabulario variado y relacionado con el tema a tratar. Por ejemplo, algunos terminos de negocio:

Assets = Activos o bienes

Income statement = Estado de ingresos

Profit = Ganancias

El texto debe tener estructura

Utiliza subtítulos. Cuando una persona como parte de su trabajo debe leer informes, normalmente desean encontrar la información relevante lo más rápido posible. Al agregar subtítulos haces que el texto se vea ordenado y puedan ubicar la información fácilmente.

Si debes incluir una lista de items, puedes utilizar viñetas. Esto hace que se pueda leer más rápido el texto, además de no hacerlo tan denso. Asegúrate de utilizar la misma estructura gramatical en cada punto, por ejemplo:

I therefore recommend:

• Organizing twice weekly get-togethers.
• Introducing teamwork whenever possible.
• Creating a bonus scheme to reward high-performing employees.

Como puedes notar en el ejemplo. todos los verbos siguen la misma estructura, en este caso el “-ing”. Sin embargo, intenta no hacer uso excesivo de las viñetas, sólo cuando sea necesario.

Revisa el texto

Al finalizar, tómate unos minutos para revisar lo que escribiste. Nunca debes entregar un informe sin antes haberlo revisado al menos dos veces, porque es difícil enfocarse en más de un tipo de error en el mismo momento. Deberías revisarlo una primera vez en busca de errores de gramática y vocabulario y luego una segunda vez para chequear errores de escritura.

Debes tener cuidado con colocar dobles sujetos, como por ejemplo “A job description it is difficult to write”, no agregues palabras de más y con los famosos “false friends”, estas son palabras que son similares en tu idioma y en inglés, pero que tienen significados diferentes.

Escribir un buen informe de trabajo vale cada minuto dedicado, ya que es la prueba escrita de que entiendes una situación o tema y que puedes compartir ese contenido con los demás. También, puede ayudarte a crear una buena impresión en cuanto a tus habilidades de escritura y en tu competencia para los negocios.

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